AI Act a szkolenie pracowników: co musi zrobić firma w 2026 roku

Jeśli Twoi pracownicy korzystają z ChatGPT, Copilota, Gemini czy Claude w pracy, Twoja firma jest dla AI Act „podmiotem stosującym” system AI. A to oznacza obowiązek z art. 4: zadbać o kompetencje w zakresie AI osób, które z tych narzędzi korzystają. Poniżej wyjaśniam, czego dokładnie wymaga AI Act w zakresie szkolenia pracowników, co zmieniło się latem 2026 roku i jak podejść do tego w małej lub średniej firmie bez tworzenia papierologii.

Ten artykuł porządkuje przepisy na potrzeby praktyki. Nie jest poradą prawną. Przy decyzjach o konkretnych systemach AI skonsultuj się z prawnikiem.

Czy AI Act nakazuje szkolić pracowników?

Tak, choć nie słowem „szkolenie”. Art. 4 AI Act wymaga, żeby dostawcy i podmioty stosujące systemy AI podejmowali działania wspierające kompetencje w zakresie AI (ang. AI literacy) swojego personelu i innych osób, które w ich imieniu obsługują systemy AI. Przepis obowiązuje od 2 lutego 2025 r.

Szkolenie nie jest jedynym sposobem spełnienia tego obowiązku, ale w praktyce jest najprostszym i najłatwiejszym do wykazania. Instrukcja, regulamin czy webinar też się liczą, o ile realnie pomagają ludziom korzystać z AI świadomie.

Kogo dotyczy art. 4?

Każdej firmy, która używa systemów AI w działalności zawodowej. Nie ma tu progu wielkości firmy ani wyjątku dla „zwykłych” narzędzi. Jeśli dział sprzedaży pisze oferty z pomocą czatu AI, a księgowa streszcza nim umowy, firma jest podmiotem stosującym AI.

Obowiązek obejmuje:

• pracowników, którzy korzystają z narzędzi AI w pracy,
• współpracowników na umowach cywilnoprawnych i podwykonawców, jeśli obsługują AI w imieniu firmy,
• osoby, które decydują o wdrożeniu AI, czyli często właściciela lub zarząd.

Co zmienił Digital Omnibus z lipca 2026 r.?

Pakiet zmian w AI Act, nazywany Digital Omnibus on AI, został opublikowany w Dzienniku Urzędowym UE 24 lipca 2026 r. i wszedł w życie 27 lipca 2026 r. Dla art. 4 najważniejsze są dwie rzeczy:

1. Obowiązek został, ale jest łagodniejszy. Firma ma podejmować działania wspierające kompetencje w zakresie AI, ale nie musi gwarantować, że każda osoba osiągnie określony poziom wiedzy.
2. Państwa członkowskie i Komisja Europejska mają wspierać firmy we wdrażaniu tego przepisu, m.in. praktycznymi przykładami.

Omnibus przesunął też terminy dla systemów wysokiego ryzyka. Zmiany w skrócie:

Dla typowej firmy z sektora MŚP, która korzysta z czatu AI i prostych asystentów, najważniejsze są art. 4 i art. 50. Uwaga na rekrutację: jeśli używasz AI do selekcji kandydatów albo oceny pracowników, możesz wejść w obszar wysokiego ryzyka i wtedy obowiązków jest znacznie więcej.

Jak w praktyce spełnić art. 4 w małej firmie?

Nie potrzebujesz wielkiego programu compliance. Wystarczy pięć kroków, które i tak warto zrobić, żeby AI w firmie działała dobrze.

1. Spisz, z jakich narzędzi AI korzystacie

Zapytaj zespół wprost. Zwykle okazuje się, że ludzie używają kilku różnych narzędzi, części na prywatnych kontach. Ta lista to punkt wyjścia do wszystkiego dalej.

2. Ustal wspólne zasady

Jedna strona wystarczy: z jakich narzędzi wolno korzystać, jakich danych nie wpisujemy (dane osobowe klientów, tajemnica przedsiębiorstwa), kto sprawdza wynik pracy AI przed wysłaniem do klienta. O danych piszę szerzej w artykule Czy można wklejać dane klientów do ChatGPT?.

3. Przeszkol ludzi pod ich role

Handlowiec potrzebuje innej wiedzy niż osoba z HR czy księgowości. Szkolenie powinno obejmować: jak działają modele językowe i dlaczego się mylą, jak bezpiecznie pracować z danymi, co mówi AI Act oraz jak używać AI w konkretnych zadaniach danej osoby. Ogólny wykład o „możliwościach AI” niewiele tu daje.

4. Udokumentuj, co zrobiliście

Przepis nie wymaga certyfikatów, ale warto móc pokazać, że firma działała: lista uczestników, program szkolenia, data, zasady korzystania z AI. Certyfikat ukończenia szkolenia dla każdego uczestnika jest prostym sposobem, żeby to uporządkować.

5. Wracaj do tematu

Narzędzia zmieniają się co kilka miesięcy. Krótkie odświeżenie zasad przy wdrażaniu nowego narzędzia albo raz w roku wystarczy, żeby zasady nie zostały na papierze.

Czego uczyć w ramach art. 4?

Przepis nie podaje programu, ale z jego celu i z rekomendacji wynika rozsądne minimum:

• jak działają narzędzia AI, co potrafią i gdzie się mylą (tzw. halucynacje),
• jakie dane wolno, a jakich nie wolno przekazywać do narzędzi AI,
• podstawy AI Act: poziomy ryzyka, zakazane praktyki, obowiązki informacyjne,
• odpowiedzialność człowieka: kto i jak sprawdza wynik pracy AI,
• praktyczna praca na zadaniach z danego stanowiska.

Ostatni punkt jest najważniejszy biznesowo. Kompetencje w zakresie AI to nie tylko ostrożność, ale też umiejętność wykorzystania narzędzia tam, gdzie oszczędza czas. Dlatego w naszych szkoleniach każdy poziom łączy bezpieczeństwo i prawo z pracą na zadaniach zespołu.

Najczęstsze pytania

Czy za brak szkolenia z AI grozi kara?

AI Act nie przewiduje w art. 99 osobnej kary pieniężnej za samo naruszenie art. 4. Brak działań wspierających kompetencje może jednak mieć znaczenie przy ocenie innych naruszeń oraz w sporach, np. gdy pracownik wprowadzi do narzędzia AI dane klientów. Szczegóły egzekwowania zależą też od przepisów krajowych.

Czy szkolenie musi kończyć się certyfikatem?

Nie. Przepis wymaga działań, a nie konkretnego dokumentu. Certyfikat i lista uczestników ułatwiają jednak wykazanie, że firma te działania podjęła.

Czy jednoosobowa firma też musi to robić?

Obowiązek dotyczy podmiotów stosujących AI bez progu wielkości. W jednoosobowej firmie sprowadza się do świadomego korzystania z narzędzi przez właściciela i osoby, które z nim współpracują.

Czy Digital Omnibus znosi obowiązek szkolenia z AI?

Nie. Omnibus złagodził brzmienie art. 4, ale go nie usunął. Firmy nadal muszą podejmować działania wspierające kompetencje w zakresie AI.